Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнить путевой лист, чтобы подтвердить транспортные расходы?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Основная часть организаций вправе использовать разработанную самостоятельно форму путевого листа. Унифицированную форму, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, обязаны использовать только автотранспортные предприятия, т.е. организации, которые осуществляют деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являются отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.
Отметки о медосмотре в путевом листе
Много споров относительно того, может ли отсутствие в путевом листе отметки о предрейсовом медосмотре послужить законным основанием для снятия расходов. Здесь сразу отметим, что нужно отталкиваться от того, в каких случаях законодательство обязывает проходить лиц, управляющих автомобилем, такие медосмотры.
Исходя из совокупности положений п. 1 ст. 20 и п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» следует, что требования о проведении обязательных медосмотров распространяются на водителей транспортных средств. В первую очередь это непосредственно сотрудники, принятые на работу на должности «водитель». Во вторую очередь это все те, чья работа связана с постоянными разъездами на служебном автомобиле. Как показывает практика, суды приравнивают к водителям тех сотрудников, чья работа была связана с постоянными разъездами на служебном автомобиле, например, торговых представителей (постановление Верховного суда от 19.12.2016 № 18-АД16-173). Полагаем, данный вывод можно распространить на курьеров и экспедиторов, которые доставляют товары на служебном транспорте.
Бывают еще и послерейсовые медосмотры, отметки о проведении которых тоже указаны в составе обязательных реквизитов путевого листа. Такие медосмотры нужно проводить только в том случае, если работа водителя связана с перевозками пассажиров или опасных грузов (п. 3 ст. 23 Закона № 196-ФЗ). Соответственно, в случае, если автомобиль используется для управленческих нужд или для перевозки грузов, не относящихся к опасным, послерейсовые медосмотры водителей проводить нет необходимости.
Отсутствие отметки о медосмотре (если она обязательна) при налоговой проверке может повлечь за собой снятие расходов на ГСМ и, как следствие, доначисление налога. Таких примеров в судебной практике немало.
Также расходы могут снять, если отметку о медосмотре проставляло лицо, которое не может в силу законодательства проводить медосмотры. Отметим, что медосмотры водителей вправе проводить только медработники или медучреждения, имеющие соответствующую лицензию.
Новый реквизит – «Сведения о перевозке»
«Сведения о перевозке» – новый обязательный реквизит в путевых листах. В соответствующем поле «путевки» указывайте вид сообщения и вид перевозки транспортного средства.
Возможные виды перевозок (ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ):
-
регулярные,
-
по заказам,
-
на легковом такси.
Виды сообщения (ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ):
-
перевозки пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном, междугородном, международном сообщении;
-
перевозки в городском сообщении в границах населенных пунктов;
-
перевозки в пригородном сообщении между населенными пунктами на расстояние до 50 км включительно;
-
перевозки в междугородном сообщении между населенными пунктами на расстояние более 50 км;
-
перевозки в международном сообщении за пределы РФ или на территорию РФ с пересечением Госграницы РФ, в том числе транзитом через Россию.
Отмена обязанности ведения журнала регистрации путевых листов
Вплоть до 1 марта 2023 г. собственники (владельцы) транспортных средств обязаны были регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (п. 17 Приказа Минтранса России от 11.09.2020 № 368).
Журнал можно было вести на бумажном носителе или в электронной форме.
Новый НПА об обязанности ведения такого регистра не упоминает, следовательно, отказаться от него или продолжать заполнять — решать самой организации или ИП.
Если журнал больше не ведется, не торопитесь от него избавляться: срок хранения журналов, баз данных учета путевых листов — 5 лет (п. 554 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
4. Сведения о транспортном средстве включают:
3) показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя транспортного средства (далее — парковка), а также при заезде транспортного средства на парковку по окончании смены (рабочего дня);
5. Сведения о транспортном средстве должны включать:
5) показания одометра (полные километры пробега):
при выезде транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении из рейса и окончании рабочего дня (смены) водителя транспортного средства (далее — Парковка);
при заезде транспортного средства на Парковку по окончании рабочего дня (смены) водителя;
при приеме-сдаче транспортного средства последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя (в случае оформления или формирования нескольких путевых листов на одно транспортное средство).
Изменения затронули ситуацию, когда транспортным средством по очереди управляют несколько водителей. С 1 марта 2023 года при передаче автомобиля следующему водителю показания одометра (пробег) должны быть записаны в новое поле путевого листа.
Новая отметка о прохождении медицинского осмотра
15. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.
По результатам прохождения предрейсового медицинского осмотра на путевом листе проставляется отметка «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен«.
По результатам прохождения послерейсового медицинского осмотра проставляется отметка «прошел послерейсовый медицинский осмотр».
12. Даты, время проведения предсменного, предрейсового медицинского осмотра, проводимого перед началом рабочего дня (смены, рейса), и послесменного, послерейсового медицинского осмотра водителя, проводимого по окончании рабочего дня (смены, рейса), должны быть проставлены медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверены его собственноручной подписью на бумажном носителе либо усиленной квалифицированной электронной подписью (далее — УКЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписью, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме, в установленном Правительством Российской Федерации порядке и при условии организации взаимодействия физического лица с такой инфраструктурой с применением прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации (далее — УНЭП) в случае формирования электронного путевого листа, с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии) медицинского работника, наименования медицинской организации (если медицинский работник состоит в штате медицинской организации), серии, номера, даты выдачи и срока окончания действия лицензии на проведение предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров.
Результатом проведения предсменного, предрейсового медицинского осмотра водителя является отметка «прошел предсменный медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен«, проставляемая медицинским работником в путевом листе при вынесении заключения об отсутствии признаков воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов, состояний и заболеваний, препятствующих выполнению трудовых обязанностей, в том числе алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения и остаточных явлений такого опьянения.
Результатом проведения послесменного, послерейсового медицинского осмотра водителя является отметка «прошел послерейсовый медицинский осмотр», проставляемая медицинским работником в путевом листе при вынесении заключения об отсутствии признаков воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов рабочей среды и трудового процесса на состояние здоровья работников, острого профессионального заболевания или отравления, признаков алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения.
Во-первых, в случае оформления путевого листа в электронной форме медицинский работник должен заверить результаты обследования усиленной (квалифицированной или неквалифицированной) электронной подписью.
Во-вторых, при заполнении традиционных бумажных путевых листов вводится новый формат штампа медицинского работника.
Вместо фразы «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» используется фраза «прошел предсменный медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен».
На практике данное нововведение приведет к тому, что всем медицинским работникам, проводящим предрейсовые осмотры водителей, придется изготовить новые штампы.
Изменения, произошедшие в 2023 году
С 2023 годы появились обновленные правила оформления путевых листов:
- оформление документа есть обязанность диспетчера (либо ответственный за выпуск на линию транспорта сотрудник);
- основание для заполнения: приказ директора;
- иногда заполнение листа возможно самим водителем в отношении сведений о пробеге автомобиля;
- среди обязательных условий выделяют: проверка показаний прибора записям и отметкам в документе, фиксация технического состояния автомобиля, указание медработником сведений об осмотре сотрудника;
- после окончания рейса путевка возвращается диспетчеру;
- в графе № 6 «Нулевой пробег» указывается расстояние от гаражного бокса до исходного погрузочного места, а также от последнего места разгрузочного пункта до гаража;
- в новой форме путевого листа согласно Приказу Минтранса РФ № 476 от 17.11.2017 года предусмотрены следующие нововведения: наличие штампа с реквизитами компании не является обязательным элементом, повышение требований к состоянию автомобиля, устранение единой формы документа, присутствие обязательных реквизитов.
Обязательные реквизиты путевого листа
Опираясь на перечисленные сведения, бухгалтер компании или ИП не только осуществляет контроль использования ТС и эффективности работы водителя, но и производит начисление зарплаты водителю, механику и диспетчеру. Оформлением ПЛ и ведением учета их выдачи обычно занимается руководитель подразделения, бухгалтер, диспетчер или другое назначенное лицо.
С 2013 года единые стандарты ряда первичных документов упразднены — компании и ИП вправе разработать собственный бланк путевого листа либо использовать унифицированную, ранее утвержденную постановлением Госкомстата форму, что для большинства предприятий является предпочтительным вариантом. При этом существует набор реквизитов, заполнять которые следует обязательно.
Путевой лист – документ первичного учета, он должен быть пронумерован и датирован. В нем обязательно указываются следующие сведения:
- о сроке действия ПЛ, т.е. дата – число, месяц год, в течение которого документ актуален, если ПЛ оформляется на несколько дней, то указывают его период действия;
- о лице, оформившем ПЛ (для компании – название, организационно-правовая форма, ОГРН, место нахождения, телефон, для ИП – ФИО бизнесмена, ОГРНИП, адрес, телефон);
- о ТС (рег. номер, тип ТС, его модель, при использовании с прицепом/полуприцепом – его рег.номер и модель; показания одометра в полных км пробега на начало и конец рабочей смены; факт проведения предрейсового техосмотра ТС, а также послерейсового осмотра; дату и время выпуска ТС на линию и его возвращения);
- о водителе (ФИО, дата и время проведения предрейсового и послерейсового медосмотра).
Также в разряд обязательных входят следующие реквизиты путевого листа 2022. Это:
- сведения о перевозке — потребуется включить в документ данные о видах сообщения (например, городском, пригородном, междугородном или международном) и видах перевозки пассажиров или грузов (регулярные, по заказам, легковым такси). Данные сведения закреплены в ст. 4 и 5 закона от 08.11.07 № 259-ФЗ);
- сведения о ТС — кроме типа и модели ТС теперь следует дополнительно указывать его марку, а при использовании с прицепом или полуприцепом следует отразить в ПЛ и марку прицепа/полуприцепа. Уточняется, что сведения о ТС включают в себя показания одометра как при выезде его с парковочной стоянки, так и при заезде на парковку по окончании рабочей смены. Если в компании эксплуатируются трамваи и троллейбусы, в ПЛ следует указывать их регистрационные и (или) инвентарные номера;
- обязанность послерейсового медосмотра водителей предусмотрена лишь в случае обязательности этой процедуры согласно законодательству РФ.
Штрафы за отсутствие путевого листа
Проверить наличие и соблюдение требований к оформлению путевых листов могут сотрудники трудовой инспекции, ИФНС, ГИБДД и Транснадзора.
Размер штрафов:
- за отсутствие путевого листа: на водителя — 500 ₽, на его руководство — 20 000 ₽, организации или ИП — 100 000 ₽;
- за утрату документа, отражённого в отчетности: 10 000 ₽ от ФНС;
- за отсутствие отметки о медосмотре или техосмотре: на водителя — 3000 ₽, на ИП — 5000 ₽, на ООО — 30 000 ₽ за каждое нарушение;
- за ошибки в оформлении, не позволяющие принять документ к учёту: 20% от недоплаченной суммы налога. Этот штраф выписывает ФНС налогоплательщику, если он отразил в отчётности документ, который не соответствует требованиям законодательства. Подтвердить расход топлива такой лист не может, он изымается из отчётности, производится перерасчёт налога, взыскивается недоимка и выписывается штраф.
Особенности и назначение путевой документации
Путевая документация (листы) — документы, посредством которых совершают учет и контроль функционирования автомобилей и водителей (определение отвечает указанному значению в Федеральном законе от 08.11.2007 г). Данные листы заполняются на каждую отдельную единицу машину, выполняющую транспортировку. При отсутствии такой бумаги совершение перевозок запрещается на сновании ст. 6 УАТиГНЭТ.
Водители, планирующие выполнить перевозку, должны перед приемом продукции предъявить путевый лист и документацию, удостоверяющую личность на основании ст. 10 УАТиГНЭТ.
Что касается первой бумаги, в ней должны содержаться следующие сведения:
- о времени прибытия транспортного средства. В судебной практике перевозчиками могут быть предоставлены доводы, подтверждающие факт о прибытие для произведения погрузки, в виде актов, системных показаний GPS/ГЛОНАСС и т.д. Несмотря на это, грузоотправителями и грузополучателями должны совершаться отметки в путевых листах о времени, когда была произведена подача автомобиля к погрузочному и/или выгрузочному пункту, и когда был совершен выезд из них. На основании сведений, содержащихся в данном документе, и реальным фактам, перевозчик может взыскать с получателей штрафы за задержки транспорта. Последние, в свою очередь, смогут предъявить доказать безответственность перевозчика при наличие таковой;
- о прохождении водителем предрейсового и послерейсового медицинского осмотра;
- о пройденном предрейсовом контроле транспортным средством, подразумевающего оценку технического
Особенности составления путевых листов на месяц
Согласно приказу Минтранса 152 десятого пункта, организациям, ведущих свою деятельность на территории РФ, разрешается составление путевых листов, сроком от 1 суток до месяца. В настоящее время Госкомстатом РФ утвержден список, включающий 7 образцов бланков для транспортных средств различного класса. При необходимости заполнить путевой бланк на месяц, необходимо в обязательном порядке вносить следующие сведения:
- дату. При необходимости бланки Госкомстата корректируются, для чего производят дополнение требуемым количеством ячеек, в которых в дальнейшем будут совершаться записи о конкретных днях – рабочих смен водителя;
- время отправления водителя к месту и прибытие обратно.
Какие сведения о транспортном средстве отразить в путевом листе
О транспортном средстве внесите следующую информацию (п. 4 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов):
• тип, марку и модель транспортного средства, а если оно используется с прицепом (полуприцепом) — также марку и модель прицепа (полуприцепа);
• государственный регистрационный номер транспортного средства, а если оно используется с прицепом (полуприцепом) — его регистрационный номер, и (или) инвентарный номер (для троллейбусов и трамваев);
• показания одометра (полные километры пробега) при выезде с парковки, предназначенной для стоянки транспортного средства по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя, а также при его заезде на парковку по окончании смены (рабочего дня);
• дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством РФ);
• дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска транспортного средства на линию и его возвращения.
Как правильно заполнять путевой лист грузового автомобиля?
Заполнение ПЛ грузового автомобиля зависит от того, каким образом оплачивается работа водителя. Если труд водителя оплачивается по сдельным расценкам, за основу путевого листа берется форма № 4-С. Если же зарплата водителя рассчитывается по повременным расценкам — соответственно, форму № 4-П. В случае №4-П допускается одновременная перевозка грузов до двух заказчиков в течение одной смены водителя.
Вне зависимости от того, какую форму вы выбрали, оба бланка будут содержать в себе неполную информацию. Их нужно дополнить обязательными реквизитами, утвержденными Приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368. Модернизированный образец бланка следует закрепить в учетной политике компании.
Списание ГСМ производится по фактической стоимости каждой единицы или по средней фактической стоимости (п. 108 Инструкции N 157н ). Применение одного из указанных способов определения стоимости ГСМ при выбытии осуществляется в течение финансового года непрерывно. Выбор метода следует закрепить в учетной политике учреждения.
Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.
Как уже говорилось, путевые листы служат основанием для списания в бухгалтерском учете ГСМ. Одним из реквизитов, предусмотренных в форме путевого листа, является отражение расхода топлива с указанием его фактического потребления и по норме (строка «Расход: по норме»).
Необходимость оформления путевого листа при использовании автомобилей в коммерческих целях, регламентирована Приказом Министерства транспорта РФ № 152 от 18.09.2008 г. Указанный нормативный документ закрепляет обязанность использования листа и правила его заполнения.
ИП, при осуществлении грузовых перевозок, может использовать форму ПГ-1, которая как раз ориентирована на тех предпринимателей, которые не используют наемный труд. Допускается разработка собственного бланка, главное, наличие в нем утвержденных Приказом Минтранса реквизитов.
Особенности путевого листа:
- в документе обязательно проставляются штампы о медосмотре водителя перед отправкой в рейс и техническом обслуживании авто;
- если производится транспортировка товара, то к листу прикладывается накладная на груз;
- составляться путевой документ может бухгалтерий, диспетчером или непосредственно самим предпринимателем;
- выписанный лист подлежит фиксации в книге учета и заверяется ИП;
- путевой лист содержит информацию о времени в пути транспортного средства, периодах простоя, случившихся ДТП, остановках технического плана.
Путевой лист в первую очередь необходим для ведения бухгалтерии и сотрудников налоговых служб, так как именно он позволяет уменьшить размер уплачиваемых налогов.
Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя помогает соблюдать правила дорожного движения, так как в него вносятся сведения о медицинских осмотрах и показатели технического плана авто.