Табель учета рабочего времени на 2023, образец заполнения

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Табель учета рабочего времени на 2023, образец заполнения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В Российской Федерации в качестве нормальной продолжительности рабочего времени принимается 40 часов в неделю. Более подробно исчисление норм выработки в расчете на различные временные периоды (месяц, квартал, год) определяются надзорными органами в области труда. В обязанности работодателя входит учет рабочего времени каждого отдельно взятого сотрудника. Для ведения такого учета принимается табель рабочего времени.

Какой датой закрывать декабрьский табель в декабре

Как правило в последний рабочий день месяца табельщики производят заполнение общего количества отработанных дней сотрудниками организации. В декабре всё складывается иначе.

Новогодние праздники в 2021 году составят десять дней с 1 по 10 января. Во многих организациях период выплаты зарплаты за декабрь попадает на эти январские праздники. Казначейство прекращает обработку заявок за три рабочих дня до конца финансового года. А это означает, что необходимо заранее подготовить все документы для расчёта заработной платы и выплатить её. И лучше всего, если у вас будет в запасе ещё один день. На случай, если вы обнаружите ошибку в заявке или возникнут неожиданные проблемы в работе программ казначейств.

Нормальная продолжительность рабочего времени

Стороны трудового договора могут самостоятельно, при условии достижения соглашения, определять индивидуальные границы рабочего времени в пределах оговоренной законодательством, а также оговаривать:

• Продолжительность и периодичность рабочих смен.
• Время начала и окончания работы.
• Время, отведенное на отдых и питание в течение рабочей смены и т.п.
• Иные периоды, включаемые в рабочее время

Трудовое законодательство оговаривает случаи, когда при фактическом бездействии работника (неисполнении им трудовой функции) время может быть учтено как рабочее. К таким случаям относятся:

• подготовка к работе (прием-передача смены, сдача продукции, подготовка материала и инструментария, оборудования, ознакомление с заданием);
• простой, возникший не по вине работника (статья 72.2 ТК РФ);
• оплачиваемые перерывы в работе в течение смены, например, для работников, работающих в условиях низких температур на открытом воздухе (статья 109 ТК РФ), или предоставляемые кормящим женщинам (статья 258 ТК РФ) и т.п.

При этом при расчете продолжительности таких перерывов работодатель должен опираться:

• на установленные региональными нормативными актами величины температуры/ветра и других существенных условий, определяющих необходимость в предоставлении работнику оплачиваемого перерыва;
• на мнение профсоюзного органа.

Как правило, не включаются в рабочее время:

• время на переодевание перед началом и после окончания рабочего дня;
• перерыв для отдыха и питания;
• дорога от проходной до собственно рабочего места и обратно.

Когда заполняется и сдается табель учета

Когда нужно заполнять табель — каждый день или в конце месяца? На этот вопрос каждый отвечает для себя сам — так, чтобы реестр отработанных часов был полным и корректным. Для этого необходимо, чтобы кадровая служба своевременно узнавала обо всех изменениях в графике работ служащих. Поэтому оптимальным будет занесение информации в табель сразу, как только пришли сведения о том, что работник заболел, в отпуске и т.д.

Нужно ли заполнение табеля связывать с количеством выплат — зарплаты и аванса? В основном, в организациях аванс выплачивают в виде фиксированной суммы, а рассчитывают только зарплату. Поэтому при авансировании бухгалтерия не требует табель рабочего времени. Соответственно, его надо сдавать один раз в месяц. Если же на предприятии начисляют и аванс, и зарплату, исходя из фактически проработанных часов, заполненная ведомость подается два раза в месяц.

Кадровики не рекомендуют сдавать табель раньше. Отчетным периодом признается месяц, значит, документ должен начинаться первым числом, заканчиваться — последним. Так вы избежите проблем с исправлениями или оформлением корректирующего табеля, если в последних числах месяца сотрудник не выйдет на работу.

Корректирующие документы в кадровом делопроизводстве — не редкость. Как правило, изменения вносятся, если работник не предупредил о невыходе по уважительной причине и в табеле проставлено «НН». Заполнение корректирующего документа, в основном, аналогично обычному. Небольшая разница:

• он составляется только на тех людей, в отношении которых нужна коррекция;
• в названии ставится слово «корректирующий».

Резюмируем: законодательно обусловленных форм учета рабочего времени нет. Коммерческие организации могут следовать рекомендациям, а могут изобретать свои способы. Обязанность работодателя — вести подсчет фактически отработанных часов и правильно начислять зарплату.

Если фиксации рабочих дней совсем нет, инспекция по труду может счесть это нарушением Трудового кодекса. В этом случае ответственность работодателя может выразиться в предупреждении, а может и в штрафе — от 1000 до 5000 руб. для ИП. Организация будет оштрафована на сумму от 30 000 до 50 000 руб.

Учёт рабочего времени в Т-12

Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.

Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.

Учёт рабочего времени на предприятии: порядок и особенности заполнения табеля

Каждый работодатель в целях контроля персонала и начисления заработной платы работникам обязан вести табель учёта рабочего времени. Для налоговиков отсутствие данного документа на предприятии приравнивается к необоснованности затрат на выплату заработной платы, что не позволяет отнести их на расходы, уменьшающие налогооблагаемую базу.

1. Табель ведётся по всему предприятию в целом или отдельно по каждому подразделению.
2. В табеле отмечаются рабочие дни каждого сотрудника с указанием количества фактически отработанных часов, а также командировки, отпуска, больничные и т.д.
3. В документе регистрируются все неявки персонала, что позволяет зафиксировать прогулы.
4. Занесение в табель вновь принятого сотрудника и удаление уволенных происходит на основании кадровых документов: приказа о приёме на работу, приказа об увольнении, трудового соглашения.
5. Каждому работнику присваивается уникальный табельный номер, который служит его идентификатором в системе кадрового делопроизводства. Данный номер остаётся за ним на весь срок работы и не меняется при внутренних перемещениях. После увольнения табельный номер должен находиться «на карантине», то есть не использоваться повторно в течение трёх лет.

Ключевая особенность того, как правильно заполнить рабочий табель, заключается в умении проставить соответсвующие коды:

• верного типа;
• должной продолжительности;
• подходящего метода (подряд или по отклонениям).

Они записываются следующими сокращениями:

ОТ	Очередной оплачиваемый
ОД	Дополнительный
У	Учебный (зарплата сохраняется)
УД	Учебный (зарплата не сохраняется)
УВ	Учебный (при сокращенном дне, без отрыва от производства)
ДО	Административный
Р	Беременность, роды
ОЖ	Уход за младенцем до 3 лет
ДВ	Доп. (не оплачивается)
ОЗ	В иных ситуациях, предписанных законом (тоже неоплачиваемый)

Организация табельного учета рабочего времени

Для того, чтобы можно было гарантировать правильное заполнение табеля, необходим располагать такой важной информацией, как явка сотрудников на рабочее место, длительность больничных листов и отпусков, иное.

В случае, когда в компании числится огромный штат сотрудников, специалисты просто не имеют физической возможности отследить для каждого выполнение установленных норм рабочего времени. Учитывая это, организация табельного учёта в первую очередь нужна для того, чтобы собирать и получать в итоге соответствующие действительности данные о выполнении норм трудовой дисциплины.

На практике она может быть реализована по таким направлениям:

• от начальников структурных подразделений передаются данные касательно явки или отсутствия работника на месте;
• учёт времени прихода и ухода с работы сотрудников может осуществляться посредством внедрения в компании электронной системы учёта. Суть работы которой заключается в регистрации данных и их дальнейшей передачи через некоторое время в отдел кадровой службы;
• получение сведений, кадровым специалистами происходит из внутреннего документооборота (заявлений сотрудников, приказы, объяснительные и иное).

Унифицированные формы табеля

Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 для коммерческих организаций утверждены формы табеля Т-12 и Т-13. Сейчас ведение табеля учёта рабочего времени работников на стандартных бланках необязательно – их можно разработать самостоятельно. Однако традиционные формы удобны, поэтому многие по-прежнему их используют. Скачать чистый бланк обеих форм можно в конце статьи.

Бланки Т-12 и Т-13 равнозначны в том плане, что выбрать можно любой. Однако Т-12 предназначена не только для учёта рабочего времени, но и для расчёта зарплаты. В настоящее время все исчисления проводятся при помощи компьютеров автоматически – считать вручную необходимости нет. Поэтому на практике Т-12 применяется крайне редко. Т-13 более компактная из-за отсутствия раздела для исчисления выплат, поэтому работодатели обычно используют именно её.

Прежде чем познакомиться с заполнением этих форм, расскажем об общих для них моментах.

В форме Т-12 на первой странице приводятся коды – это обозначения в табеле типа рабочего времени или причин отсутствия сотрудника. Коды установлены двух типов – буквенные и цифровые. Работодатель решает сам, какой тип кода будет применять. На практике буквенные удобнее, поскольку более понятны. Например, «Я» – это явка, «Б» – отсутствие по нетрудоспособности (больничный), «ОТ» – отпуск.

Обозначения из формы Т-12 применяются и для заполнения табеля Т-13. Если стандартных кодов недостаточно, их перечень можно расширить. Важно лишь проследить, чтобы дополнительные обозначения, введённые работодателем, были уникальны и не повторяли существующие.

Форма Т-12: отличие и правила заполнения

Т-12 чуть более сложная форма, так как в ней производится ещё и расчёт зарплаты. Для этого предназначены листы 3 и 4 – их заполняет бухгалтерия. На листе 1 перечисляются коды (обозначения в табеле) для обеих форм. Рабочее время в Т-12 отмечается на листе 2. Данные также вносятся в таблицу, но в ней больше колонок.

Графы 1-3 в табеле Т-12 такие же, как в форме Т-13. Далее есть небольшая разница в представлении данных – в Т-12 все календарные дни размещены в одну строку. Рабочее время за период с 1 по 15 число отражается в графе 4, за период с 16 по 31 – в графе 6. Графы 5 и 7 предназначены для указания итоговых данных за первую и вторую половины месяца.

В графах 8-13 отражаются данные за месяц:

• 8 – количество отработанных дней;
• 9 – общее количество часов, в том числе сверхурочных (графа 10), ночных (графа 11), выходных/праздничных (12), иных (графа 13).

В графе 14 нужно сделать подсчёт за месяц пропущенных дней и часов, а рядом – детализировать эти данные: в графе 15 указать причину каждой неявки в виде кода, в графе 16 – количество дней и часов. В графе 17 отражаются выходные и праздничные дни.

Какие программы используют для ведения табеля

Чтобы заполнять табель в автоматическом режиме, необходимо либо купить программу (но вносить в нее сведения все равно придется руками), либо установить комплекс программного и технического обеспечения, которое обеспечит в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о наличии работников на местах, часах их прихода и ухода, периода работы и отдыха сотрудников и т. д.

Подобные системы имеют функции анализа полученной ими информации, в связи с чем очень удобны, экономят массу времени для кадровиков и бухгалтеров. Работодатели тоже в восторге, поскольку в любой момент удобно посмотреть, где работник Петров, что делает, когда вчера ушел, и т. д. Но помимо сплошных достоинств, эти системы имеют один существенный недостаток — стоит внедрение таких программ очень дорого.

О выборе формы табеля и использовании кодов

Негосударственный сектор уже много лет вправе использовать самостоятельные формы первичных учетных документов, в том числе и форму табеля. Большинство работодателей продолжили вести учет рабочего времени по формам № Т-12 или Т-13 ¹ в неизменном виде либо со своими доработками. Например, в форму табеля часто добавляют реквизит «Вид табеля: первичный – ​0, корректирующий – ​1, 2 и т. д.» ² (подробнее о нем – в Примере 6).

Многие кадровики могут похвастаться тем, что уже разработали свой уникальный «фирменный» бланк, а вот условные обозначения (коды) все равно, как правило, оставляют «госкомстатовские». Почему они так живучи?

Традиционные коды понятны всем без дополнительных пояснений. Допустим, сменился в организации бухгалтер по расчету заработной платы или работник кадровой службы. Сколько времени потребуется новичку, чтобы выучить уникальную таблицу кодировки? А если табель придется изучать судье в ходе рассмотрения спора о взыскании оплаты труда или инспектору ГИТ, проводящему проверку по жалобе работника? Дополнительные усилия по дешифровке табеля, думается, не добавят им расположения к работодателю.

Два обозначения в табеле «Я/РВ» могут использоваться тогда, когда часть смены попадает на обычный (непраздничный) день, а часть смены — на праздничный день. Ниже указываете фактически отработанное сотрудником время.

Например, такое обозначение может быть применено, когда смена с 8 утра 9 мая (праздничный день) до 8 утра 10 мая (обычный день), при этом общая продолжительность смены — 24 часа.

Отработанные часы в эту смену укажите кодом «Я», при этом отдельно выделите часы, отработанные в праздничный день кодом «РВ».

Получится – «Я/РВ», а ниже 24/16 (24 – общая продолжительность смены, из них 16 – работа в праздничный день).

Возможен иной вариант. В табеле можно указать 8/16 (т.е. 8 часов – работа в обычный день и 16 часов — работа в праздничный день). Важно, чтобы данное обозначение было понятно бухгалтеру по расчету заработной платы.

Если смена попадает только на праздничный день, то используется только «РВ» и фактически отработанное время.

Например, 9 мая с 8 до 20. Указываем «РВ» и фактически отработанное время – 12.

Подробнее о табеле учёта по форме Т-12

Как уже отмечалось выше, официальное название документа – табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда. Он имеет общую унифицированную форму, и применяется с целью контроля отработанных часов и расчета заработной платы. Этот табель дает возможность подтвердить прибытие на работу человека в конкретный день или же его отсутствие. В случае отсутствия указывается причина неявки (если это прогул, то отметка также делается в табеле), что является основанием последующего привлечения к дисциплинарной ответственности.

Второй момент, который дает возможность зафиксировать табель по форме Т-12, это количество часов, которые человек находился на рабочем месте, то есть которые подлежат оплате. Но форма табеля учета построена таким образом, что в нее одновременно вносится несколько видов информации. Так, руководитель конкретного подразделения делает отметку о количестве отработанных часов по прибытию или неявке человека на работу. Затем подписанный табель направляется бухгалтеру, который осуществляет расчет заработной платы, и вносит его в таблицу. Расчет производится с учетом сверхурочных, ночных работ, праздничных дней.

Табель учета по форме Т-12 это таблица, которая содержит 55 граф, оформляется в отношении каждого работника отдельно или сразу на нескольких работников.

Учёт отработанных часов и дней – очень чувствительная тема, так как от этого часто зависит расчёт зарплаты сотрудников.

Не вести такой учёт нельзя. Но вот формат табеля может быть гибким. Вместо унифицированных форм вы можете ввести в обиход свою собственную, которая будет максимально соответствовать особенностям вашего бизнеса. Плюс, вы можете задействовать для заполнения табеля системы автоматизации, в том числе, связанные со СКУД и другими комплексными решениями (программными, программно-аппаратными).

Сам табель – это важный документ, который после подписания должен храниться в архиве как минимум ещё 5 лет. За отсутствие или отказ от ведения табеля предусмотрены официальные штрафы, их могут выписать проверяющие органы. Санкции есть как для всей организации, так и для конкретного ответственного лица.

В табеле содержится вся информация об использовании сотрудниками рабочего времени — о фактически отработанных часах и неотработанном времени (простой, болезнь, прогулы и т.п.). Этот документ необходим:

• бухгалтеру. Табель — первичный документ, на основании которого начисляется заработная плата. Он в развернутом виде подтверждает один из фактов хозяйственной деятельности — исполнение работником обязательств по трудовому договору (ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»);
• налоговикам. Если табель в организации не ведется, то при проверках может быть пересмотрена правильность начисления или удержания налогов с заработной платы. Для этого достаточно сверить данные по отработанным дням, указанным в табеле, с данными по выплате заработной платы. И если, например, работнику начислена зарплата за неотработанные дни, компанию могут обвинить в завышении расходов, а следовательно, и в занижении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. За подобное нарушение предусмотрен штраф в размере от 20 до 40% неуплаченной суммы налога (ст. 122 НК РФ). Кроме того, организацию заставят доплатить в бюджет недостающую сумму налога, а также пени;
• представителям ФСС РФ. Табель может потребоваться при проверке правильности расчета пособий, выплачиваемых за счет фонда;
• представителям трудовой инспекции. На основании табеля могут оценить, не нарушены ли права работников, например в части соблюдения норм о сверхурочных часах. Согласно ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях за несоблюдение трудового законодательства предусмотрен штраф: для организаций — от 30 000 до 50 000 руб., для руководителей — от 1000 до 5000 руб. Если же руководитель повторно нарушит трудовое законодательство, его могут дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет;
• органам статистики. На основании табеля составляется ряд отчетов, например форма N П-4.

Порядок заполнения табеля Учет работников

Одно подразделение — один табель. Табель ведется по каждому подразделению, составляется в одном экземпляре, подписывается лицом, ведущим табель, и руководителем структурного подразделения (работником кадровой службы).

Одна должность — одна позиция. Сведения о времени, отработанном по одной должности (профессии) одним работником, в табеле подразделения представлены отдельной позицией. Включение работника в табель и исключение из него производится на основании первичных документов по учету кадров — приказа о приеме на работу, увольнении, трудового договора и т.п. (п. 19 Основных положений по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве, утвержденных Письмом Госкомтруда СССР, Минфина СССР, ЦСУ СССР от 27.04.1973 N 75-АБ/89/10-80).

Неполное рабочее время

Неполное рабочее время — это режим частичной занятости, при котором сотрудник работает неполный рабочий день (смену) или неполную рабочую неделю, например не пять рабочих дней, а четыре (ч. 1 ст. 93 ТК РФ). При этом все дополнительные нерабочие дни в табеле отражаются как выходные.

Перевести на неполное рабочее время работодатель может любого сотрудника по его просьбе (заявлению) (ст. 93 ТК РФ). В этом случае в ячейках верхней строки указывается код Я или 01, а в ячейках нижней строки — продолжительность отработанного времени, приходящегося на каждый рабочий день.

Кроме того, работодатель может ввести неполное рабочее время на срок до шести месяцев по собственной инициативе в связи с изменением организационных или технологических условий труда (ст. 74 ТК РФ). Тогда в табеле проставляется код НС или 25 и продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени.

При установлении неполной рабочей недели дополнительные нерабочие дни в табеле отмечаются как выходные.

Заработная плата работникам с таким режимом выплачивается пропорционально отработанному ими времени или в зависимости от выполненного объема работ (ч. 2 ст. 93 ТК РФ). Время, отработанное сверх установленной им продолжительности рабочего дня, оплачивается как сверхурочное на основании ст. 152 Трудового кодекса.

Похожие записи:

• Получение российского гражданства бывшими гражданами СССР
• Выплаты за третьего ребенка в 2023 году
• Декретный отпуск и пособие по беременности и родам при срочном трудовом договоре